Cover letter: часть 1. советы и рекомендации экспертов по написанию сопроводительного письма в редакцию научного журнала. примеры формулировок и шаблоны (в pdf)

Как правильно оформить cover letter?

Главным правилом того, как писать cover letter, является лично составленный текст. Ни в коем случае нельзя копировать или использовать чужой вариант.

Все письмо должно укладываться в определенную структуру:

1. Вступление, состоящее из одного абзаца примерно на 500-600 символов.
2. Перечисление мотивационной направленности (несколько абзацев, желательно с использованием списка, с указание почему соискатель претендует на данную должность). Текст пишется не более чем на 1800 символов.
3. Информирование об имеющемся опыте в профессии с приведением конкретных примеров. Допускается приложение своих работ и проектов. Около 3200 символов.
4. Завершается письмо указанием контактной информации соискателя. Примерно 400 символов.

При оформлении рекомендуется соблюдать деловой стиль написания.

Использование в письме специализированной лексики, соотвествующей той должности, на которую претендует соискатель, в несколько раз увеличивает шансы привлечь внимание потенциального работодателя и получить желаемую должность. Упоминание о недавно прошедших мероприятиях в рамках деятельности компании и проявление неподдельного интереса, есть шанс расположить к себе работодателя и смотивировать его на ответное письмо

Главное, делать это искренне. Иначе нужную работу получит другой кандидат, а не вы

Упоминание о недавно прошедших мероприятиях в рамках деятельности компании и проявление неподдельного интереса, есть шанс расположить к себе работодателя и смотивировать его на ответное письмо. Главное, делать это искренне. Иначе нужную работу получит другой кандидат, а не вы.

Перед отправкой обязательно нужно несколько раз перечитать официальное письмо на английском и проверить его на отсутствие граматических ошибок. Как вариант, можно обратиться к услугам профессионального переводчика.

Сопроводительное письмо к резюме — что это такое?

Письмо в сопровождение резюме представляет собой краткий или развернутый текст, в  котором кандидат на должность делает попытку привлечь внимание к прочтению вашего отклика на вакансию. Поэтому основными целями его составления являются:

Поэтому основными целями его составления являются:

• выделить свое резюме среди других;
• выразить заинтересованность в получении работы в компании;
• кратко отразить информацию, которая даст возможность рекруту предварительно оценить соответствие заявленной вакансии, рассказать о своих профессиональных достижениях;
• выполнить требование работодателя по предоставлению сопроводительного письма (в тех случаях, когда это требование есть  в тексте вакансии).

При изучении письма рекрутер предварительно определяет, стоит ли вообще открывать резюме, оценивая:

• манеру изложения информации, умение претендента на должность сформулировать мысль грамотно и понятно;
• насколько соискатель заинтересован в получении должности в компании;
• исполнено ли требование по предоставлению сопроводительного письма к резюме, указанного в тексте вакансии.

«Тело» письма

В идеальном бизнес-письме должно быть 3-4 абзаца, и все они должны уместиться на одной странице. Самое главное – будьте предельно ясны и лаконичны. Подкрепите ваше «изложение» фактами и цифрами.

Фразовые клише

Our new product/service will be released next month and we are excited to share with you ___ . Наш новый продукт/услуга будет представлен в следующем месяце и мы рады поделиться с вами … .

I’d like to include a quick story of how [product/service] helped to ___ . Я бы хотел поделиться короткой историй, как продукт/услуга помог {название другой компании} … .

If you’d like to test this service, I would be happy to work with you and provide you with an overview. Just contact me at _____. Если вы хотите воспользоваться услугой, я буду рад сотрудничеству с вами и предоставлю для вас обзор. Просто свяжитесь со мной … .

After much consideration, we have decided to ___. После долгих размышлений мы решили… .

Начало письма

Деловое письмо всегда начинайте с приветствия. Письмо без приветствия или с приветствием, но в неофициальном стиле, покажется получателю грубым и фамильярным. Вот хорошие примеры, как можно официально поздороваться:

Hello, {first name}… .

Good morning/Good afternoon, {first name}… .

Dear {first name}… .

Hi {first name} … . (Уместно только в ситуации личного знакомства с получателем).

Если вы не уверены в правильности, попробуйте провести некоторое «интернет-расследование», чтобы найти имя контактного лица. Расследование не дало результатов? Тогда обратитесь следующим образом (это крайний случай, и пользоваться им все же не рекомендуем):

Dear, {job title} … . Уважаемый, {название должности},..

To whom it may concern, До востребования.

В этой же части письма вы должны представиться: кто вы, из какой вы компании, чем занимаетесь, что предлагаете, почему пишете и какая вообще ваша глобальная цель?

Фразовые клише для начала письма

I am writing to introduce myself ___ . Пишу, чтобы представиться … .

I received your contact information from ____ and I am writing to introduce myself because ___ . Я получил ваши контактные данные от … и пишу, чтобы представиться … .

I read/heard about your company in _____ and would like to introduce myself because __ . Я читал/слышал о вашей компании от … и хотел бы представиться, потому что.. .

As , I am writing to present to you because ____ .  Как {название вашей должности/рода занятий}, представляю нашу компанию {название}, потому что … .

In response to your request for ___. В ответ на ваш запрос.

Thank you for your letter/phone call/email regarding ___. Благодарим за ваше письмо/звонок/email.

Письмо напоминание

Грамотно, вежливо и дружелюбно напомнить о себе или о чем-то, что, возможно забыли, тоже надо уметь. Вот примеры ситуаций, в которых вам может понадобиться написать такое письмо:

• просроченный платеж;
• просроченная сдача работы;
• просроченная отгрузка товара;
• бездействие со стороны получателя и пр.

Когда будет уместно напомнить о себе? Если была назначена конкретная дата, то правильно будет сделать это ближе к концу назначенного дня. Структура письма не отличается от общей структуры делового письма:

• укажите тему (здесь можно написать: Response required. Требуется ответ);
• представьтесь;
• опишите ситуацию и укажите конкретную цель вашего письма;
• вежливо попрощайтесь.

Каким образом можно заинтересовать работодателя вопросом?

Интигующий вопрос в cover letter и его пример на английском может быть составлен подобным образом:

“Are you looking for an expert of the sales-market area who has sales records for a few different companies and a high developed professional talents?”

«Вы ищете профессионала в области продаж, который побил рекорды в этой сфере сразу в нескольких компаниях и обладающего прекрасными профессиональными навыками?»

При этом вовсе не стоит тратить слишком много времени, подробно описывая во вступлении, как была найдена рассматриваемая вакансия и чем она заинтересовала соискателя, достаточно в теме письма просто упомянуть её название.

Перевод сопроводительного письма

Для начала рекомендуется составить текст письма на русском языке, а потом уже приступать к переводу. Так выглядит пример cover letter на английском, с переводом на русский язык.

Уважаемый мистер Хиллс,

Я ищу должность в вашем отделе программирования, где я мог бы проявить свои навыки в области интернет-технологий. Я бы хотел стать сотрудником вашей компании и надеюсь, что данная вакансия в настоящее время открыта.

В мае будущего года я сдам экзамены и получу степень бакалавра по программированию в Университете Солфорда.

С октября 2014 года я принимаю активное участие в проекте нашего университета по профессиональной подготовке разработчиков и управленцев в области компьютерных систем.

Несколько месяцев назад я получил должность программиста в отделе программирования в нашем университете и имею большой опыт в разработке компьютерных приложений. Все подробности об этом я включил в это письмо.

Если в Sensai UK ltd вакансия все еще открыта, сообщите мне, пожалуйста, с кем мне нужно связаться, чтобы получить дополнительную информацию. Надеюсь получить немедленный ответ. Со мной можно связаться по телефону или по электронной почте.

С наилучшими пожеланиями, Джон Уоткинсон

Письмо благодарность

Всегда найдется, за что поблагодарить человека: за оказанную услугу или приглашение на мероприятие, за отсрочку платежа и сдачу отчета. Принципы все те же: краткость, лаконичность и официоз.

Пример письма благодарности

Как написать ответ

Логично, что целью данного письма является ответ на все интересующие отправителя вопросы. Дайте понять, что вы – компетентны и сможете в будущем вести подобные переговоры. 

Ключевые моменты в написании ответного письма:

• дайте понять, кто вы и какую должность занимаете/в какой сфере работаете;
• обозначьте цель письма;
• ответьте на все поставленные вопросы;
• если в каком-то моменте сомневаетесь, напишите, что переадресуете вопрос.

Структура письма не меняется.

Для удобства мы занесли наиболее распространенные слова связки в деловой переписке в таблицу.

Русский	Английский
Извините за беспокойство	Excuse/Sorry for troubling
Добрый день	Good day/good afternoon
Здравствуйте	Hello
Уважаемые господа	Ladies and gentlemen
Прилагаю во вложении	Enclose in the attachment
Заявление во вложении	Attachment statement
Отправляю вам	Send you
Прошу вас	I ask you to
Надеюсь, у вас все хорошо	I hope things are well with you
Прошу прощения за задержку с ответом	Sorry for the delay in replying
Пожалуйста, дайте знать ваше мнение	Please let me know what you think
Пожалуйста, подтвердите	Please confirm
Хотелось дать вам знать	This is just to let you know that
Нам приятно сообщить вам	We are pleased to inform you
Пишу вам просить об одолжении	I’m writing to ask you a favor
Пожалуйста, дайте знать, если возникли вопросы	Please let me know if there are any questions
Спасибо за интерес к нашему продукту/услуге	Thank you for your inquiry about our product

Репетиторы по английскому языку на Study.ru.
В базе 102 репетиторов со средней ценой 1133

Как показать свою заинтересованность в должности?

Показать степень своего интереса в вакансии можно указав на свои профессиональные навыки и компетенцию. Таким образом, соискатель рассказывает о себе, как бы заочно знакомится с работодателем, раскрывает свои качества, умения и навыки.

Также рекомендуется, если есть знакомства в этой компании, привести этих людей в пример. Конечно, только с их разрешения. На английском cover letter имеет много примеров описания своих характеристик:

«With my management skills and understanding of your business, I can immediately begin to work in this position…Благодаря моим управленческим навыкам и знаниям о сфере деятельности вашей компании, я могу сразу же приступить к выполнению своих должностных обязанностей».

О том, что соискатель очень ждет ответа, также можно обозначить фразой «I look forward to hear from you».

Особенности составления сопроводительного письма

Чтобы вас взяли на работу, сопроводительное письмо должно подчиняться определенной структуре:

Приветствие. Оно может быть обезличенным либо содержать имя, отчество получателя (дополнительно можно указать должность).

Основная часть. Содержит информацию о том, на какую вакансию составлено резюме, чем она привлекла, основные сведения о вас, которые будут полезны для данной вакансии

Основные моменты, которые привлекают внимание рекрута и являются наиболее важными для него:
Мотивы и причины заинтересованности кандидата в работе компании или на данной вакансии
Как кандидат мог бы быть полезен в компании и на данной вакансии.

Заключение. В этой части попрощайтесь и укажите ваши контактные данные, продублировав их из резюме.

Некоторые советы по содержанию сопроводительного письма к резюме:

• Небольшое, но информативное. Сопроводительное письмо к резюме  не должно быть повторением самого резюме. По объему текста оно должно быть таким, чтобы менеджеру по подбору персонала или рекрутеру не пришлось потратить много времени на его прочтение. Сопроводительное письмо должно быть достаточно информативным, качественным и небольшим. Рекрутеры имеют большой опыт в чтении резюме и сопроводительных писем, так что не имеет смысла дублировать одну и ту же информацию. Это может вызвать у них раздражение на потраченное впустую время.
• Грамотность и деловой стиль. Любое письмо в компанию должно подчиняться деловому этикету.  Поэтому здесь не допускается применение сложных структур, неформальных выражений и т.д. Изложите текст просто и понятно. Сопроводительное письмо должно быть написано в соответствии со всеми правилами синтаксиса и пунктуации, а также стилистики. Не забывайте проверить текст письма на грамматические ошибки. Письма с ошибками зачастую отталкивают от прочтения резюме.
• Не используйте клише или шаблоны. Уберите из письма любые клише или банальности, которые не несут никакой значимой и конкретной информации о вас. Например, не пишите, что вы «ответственный, коммуникабельный, исполнительный, трудолюбивый, честный и т. д.». Это все пишут и об этом даже не стоит упоминать.

По мнению рекрутеров  в подавляющем большинстве не рассматриваются резюме , в  сопроводительном письме к которым:

• содержатся грамматические ошибки;
• не соблюдаются правила деловой переписки (отсутствие приветствия, панибратство и т.п.);
• содержится слишком много лести;
• используется шаблонный текст, не дающий понятия о том, заинтересован ли соискатель в получении этой работы;
• сложно читается, слишком большое по объему;
• перечислен весь опыт работы, который полностью продублирован в резюме.

Поэтому рекомендуется придерживаться структуры, соблюдать советы описанные выше. И обязательно покажите заинтересованность в получении этой вакансии. Тогда ваше резюме с большой степенью вероятности будет рассмотрено.

Три типа сопроводительных письма

Сначала разберемся, какие бывают сопроводительные письма.

1. Стандартное сопроводительное письмо. Так называемое письмо-заявка. Оно пишется в ответ на конкретную вакансию, которую разместила компания на сайтах по поиску работы или где-нибудь в СМИ.

• Если вы отправляете резюме по электронной почте, то писать сопроводительное нужно в самом теле письма.
• Если же откликаетесь на вакансию на Work.ua, то нужно поставить галочку возле «Добавить сопроводительный текст».

Это базовый вариант, о котором мы детально расскажем чуть ниже.

2. Письмо по рекомендации. Рекомендация работающего сотрудника или партнера компании дает соискателю значительное преимущество.

Если вы подаете заявку по совету знакомого, который работает в этой компании, то указать это нужно сразу же после приветствия и знакомства.

I am writing at the suggestion of Jack White, PRD in ABC company, who said that your company might need a designer.Я пишу по предложению Джека Уайта, PR-директора компании ABC, который сообщил, что ваша компания нуждается в дизайнере.

HR-специалист зацепится за имя в письме, поэтому рассмотрит резюме тщательнее. А если ваш знакомый еще и заранее связался с рекрутером и поручился за вас как за хорошего специалиста, то шансы получить работу возрастают в разы.

3. Письмо «на удачу». Бывает и так, что компания не ищет новых сотрудников, но вы очень хотели бы работать именно в ней.

В таком случае никто не мешает вам отправить резюме даже без открытой вакансии. Просто найти контакты рекрутера и попытать удачу. Понятно, что шансы небольшие, но они есть всегда.

Главное — с помощью сопроводительного письма зацепить HR-специалиста и доказать, что вы действительно профессионал и хотите работать именно в этой компании.

I know that there are no vacancies opened up in your company for now. But I would love to work for ABC, because I’m sure that it’s simply my dream work.Я знаю, что сейчас в вашей компании нет открытых вакансий. Но я был бы рад работать на ABC, потому что уверен в том, что это работа моей мечты.

Довольно сложно подобрать слова, которые одновременно и заинтересуют рекрутера, и не покажутся ему излишне заискивающими

Но если получится привлечь внимание, то HR как минимум возьмет ваше резюме на заметку и добавит его в свою базу возможных кандидатов на будущее

Cover letter: принципы написания сопроводительного письма

Для начала разберемся, каким должно быть сопроводительное письмо. Есть несколько правил, которых необходимо придерживаться при написании cover letter.

Не пишите много. 2-3 абзаца текста — это идеально.

Сопроводительное письмо — не отрывок из «Войны и мира». Его основной смысл — показать, на какую вакансию вы претендуете и почему вообще считаете, что можете на нее претендовать.

Рекрутер должен прочитать его за 10-15 секунд. Больше времени на это он тратить не будет.

Используйте преимущественно деловой стиль, поосторожнее с юмором.

Сопроводительное письмо — это попытка выделиться на фоне других резюме. Но будьте поосторожнее с юмором и нестандартным подходом. Не все рекрутеры такое любят, многие из них связаны жесткими стандартами и могут не воспринять шутку.

Не нужно использовать набившие оскомину канцелярские штампы. Вроде таких:

I am writing to apply for the position of designer.Прошу рассмотреть мою кандидатуру на позицию дизайнера.

Живой язык, но без фамильярностей — это лучшая стратегия.

Но если вы знакомы с рекрутером лично, то вполне допустимо начинать сопроводительное письмо в свободном и разговорном стиле.

К примеру, так:

Hi, Jane! Are you looking for a designer? Here I am.Привет, Джейн! Вы ищете дизайнера? Вот он я.

Не пересказывайте резюме, а покажите свой интерес.

Выдержки и фразы из резюме не подойдут. Если HR прочитает CV, повторы и скопированные предложения могут сильно испортить первое впечатление.

В сопроводительном письме нужно рассказать, почему вы интересуетесь вакансией и чем компании выгодно нанять именно вас.

Убедитесь, что в письме нет грамматических ошибок.

Сопроводительное письмо часто пишется второпях, из-за чего в нем попадаются описки, лишние запятые, неправильно использованные времена и многое другое. А это мгновенно понижает рейтинг соискателя в глазах рекрутера.

Ведь если специалист сделал пару описок в тексте на два абзаца, то вполне возможно, что он так же халатно относится и к выполнению своих рабочих обязанностей. Вычитайте письмо несколько раз. Не нужно торопиться, ведь сопроводительное письмо — это первое впечатление о вас.

Вступление к письму

Для того чтобы потенциальный работодатель заинтересовался письмом и, как следствие, вашей персной, необходимо привлечь его внимание с самых первых строк, то есть со вступления

Рекомендуется отнестись очень серьезно к составлению этой части сопроводительного письма.

Существует несколько полезных рекомендаций.

Если с потенциальным работодателем есть общие знакомые, рекомендуется невзначай упомянуть о них, чтобы таким образом расположить к себе и внушить доверие к своей персоне:

“Recently I met Ann Brown, who I know from my childhood, from your main company and she recommended me to write to you my resume-letter. She knows about my talents in programming area and considers me a good candidate for a IT-specialist vacancy”.

«Недавно я встретил Энн Браун, с которой я знаком с детства, одну из сотрудниц вашей компании, и она порекомендовала мне отправить вам резюме. Она знает о моих достижениях в области программирования и считает, что я могу претендовать на должность программиста в вашей компании».

• Чётко и вкратце описать свои навыки и успехи в профессиональной деятельности, сделав акцент на тех моментах, которые смогут заинтересовать работодателя. Стоит описывать такие умения, которые пригодятся на той должности, на которую претендует соискатель.
• Можно начать с интересно поставленного вопроса и постепенно в процессе написания письма понемногу раскрывать ответ, чтобы работодатель, будучи заинтригованным, захотел дочитать полученное письмо до конца.

Конец письма

Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.

Фразовые клише для прощания

Thank you for your patience and cooperation. Спасибо за терпение и сотрудничество.

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. Если у вас возникли вопросы или проблемы, не стесняйтесь и дайте знать.

Regards/Kind regards/Sincerely. С уважением.

Warm regards. С наилучшими пожеланиями.

Письмо о сотрудничестве

Подобным письмом вы должны убедить владельца другого бизнеса сотрудничать с вами. Ваше предложение должно быть четким, должно ясно иллюстрировать преимущества вашей коллаборации и предлагаемые условия

Именно поэтому стоит уделить пристальное внимание составлению предложения о сотрудничестве

Выделим главное:

• начинайте с обращения к потенциальному партнеру по имени;
• представьтесь сами (ваше имя, чем вы/ваша компания занимаетесь, что предлагаете и чего ожидаете от партнерства);
• если задач у вашей партнерства несколько, то обязательно каждую из них поместите в отдельный абзац;
• фактами и цифрами докажите преимущества сотрудничества.

Образец письма о сотрудничестве

From, A. Smith,  ABC Center Date: 31 october 2019 To, Smart City Center New York Subject: business proposal Dear, {person`s name}. Hello, I`m Adam Smith, senior manager from ABC Center. Our company has been selling automobile spare parts for construction equipment and trucks throughout Russia for 15 years. We have established an effective dealer network and supply the products of manufacturers to about 100 different stores and repair shops.  We offer you beneficial cooperation in the sale of your goods. In case of positive decision, please contact us at the indicated numbers. Looking forward to hearing you back. A.Smith.

От: А. Смит, АВС Центр Дата: 31 октября 2019 Кому: Смарт Сити Центр Нью-Йорк Тема: деловое предложение Уважаемый, {имя получателя}. Здравствуйте, меня зовут Адам Смит, главный менеджер компании АВС Центр. Наша компания уже 15 лет занимается сбытом автомобильных запасных частей для строительной техники и грузовых авто по всей России. Мы наладили эффективную дилерскую сеть и снабжаем продукцией производителей около 100 различных магазинов и ремонтных мастерских. Предлагаем вам взаимовыгодное сотрудничество по реализации вашего товара. В случае положительного решения просим связаться с нами по указанным телефонам. С нетерпением жду вашего ответа. А. Смит.

Описание в сопроводительном письме своих качеств характера

Можно описать свои положительные качества в cover letter, пример на английском может быть следующим:

“Even in stressed situation I try to keep the balance”.

“Даже в стрессовой ситуации я всегда сохраняю спокойствие”.

“I would happy to have a chance to work with you”.

“Я был бы рад возможности поработать с вами”.

Сопроводительное письмо должно обладать мотивационной направленностью. Необходимо составлять текст таким образом, чтобы работадатель сразу получил первое впечатление о соискателе как об ответственном и опытном сотруднике, нацеленном на достижение результата, желающем трудиться и приносить пользу.

Основная часть письма

Вторая часть сопроводительного письма составляется с разъяснением, почему соискатель желает работать именно в данной компании и занимать рассматриваемую должность

Без всякой лести нужно описать реальные преимущества, лишь только осторожно между срок намекнув на профессиональные таланты потенциального кандидата. Можно также высказать свое хорошее отношение к продукции, выпускаемой фирмой, или к профессионалам, работающим в этой сфере услуг

Эта информация должна быть правдивой.

Пример на английском для cover letter можно взять следующего содержания:

“I would like to have a job in your company because…”

«Я бы хотел получить работу в вашей компании, потому что…»

“While I worked in other firm, I always want to be a part of this company…”

«Пока я работал в другой фирме, я все равно хотел быть сотрудником вашей..»

“I am very interested in this vacancy, as…”

«Меня очень заинтересовала эта вакансия, потому что…»

«I see that your company is in a process of development and that you`re planning to lauch a few new projects. Will I become a part of them?”

“Я вижу, что ваша компания находится в процессе развития и что вы планируете несколько новых проектов. Могу ли и я поучаствовать?”

Затем делается описание своей квалификации с подробным указанием опыта работы и своих персональных и профессиональных качеств, чтобы работодатель сумел увидеть в соискателе потенциального сотрудника для своей компании, который принесет пользу, прибыль и развитие. Чем больше у соискателя должности показателей результативной деятельности, тем более сильное впечатление он сможет произвести.

Пример сопроводительного письма

Нужно придерживаться определенного стиля, составляя cover letter. Пример на английском языке для менеджера по продажам программного обеспечения может быть следующим:

Bayswater Road, 4

Apt.L8

City of Westminster

London W2 3BH

Sensai UK ltd

237 Walmer Rd

London W11 4PQ

September 21, 2013

Dear Mr.Hills,

I am looking for a position in your programming department where I may use my training in Internet Technology area to help and decide a few problems with it. I would like to be a part of your company and cowork with it. I hope your vacancy is currently open.

I expect to receive a Bachelor of Programming degree from University of Salford in May next year, where by that period I will pass my exams.

Since October 2014 I have been participating in our University in the professional training project at Computer and Managment System Development .

A few months ago I became a programmer in Program Department in our University and gained a great deal of experience in development of computer applications. All detais about this experience I included in this letter.

If in Sensai UK ltd the vacancy is still open, please let me know whom I need to contact for take a further information. I look forward to keep in touch with you soon. Please, call me or mail me.

With best regards, John Watkinson